Datenschutz

DSGVO und Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) für die Schule

Für den Datenschutz ist deine Schule verantwortlich. Den Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO schließt ihr in Notenheld ab. Die Daten liegen in der EU, und Zugriffe von Administratoren werden protokolliert.

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  AVV

Der Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO

Lässt deine Schule Namen, Noten oder Abgaben von einem externen Dienst verarbeiten, braucht sie laut DSGVO einen Auftragsverarbeitungsvertrag. Die Schule ist in diesem Fall die Verantwortliche, der Dienst der Auftragsverarbeiter. Für Schulen in Deutschland gibt es eine eigene Seite zum Thema: DSGVO-konforme Notenverwaltung an deutschen Schulen.

  • Ohne Vertrag geht es nicht. Fehlt der AVV, ist die Verarbeitung formal nicht erlaubt.
  • Abschluss in der Anwendung. Die Schule schließt den AVV in Notenheld ab. Papier braucht es keins, und es dauert ein paar Minuten.
  • Alles wird festgehalten. Gespeichert wird, wer in welcher Funktion zugestimmt hat, wann und von welcher IP-Adresse, dazu der Stand des Vertragstexts mit einer Prüfsumme. Damit kann die Schule später belegen, dass der AVV geschlossen wurde und in welcher Fassung.
  • Bei einer neuen Fassung wird neu abgeschlossen. Ändert sich der Vertragstext, muss die Schule den AVV neu abschließen. Fehlt ein gültiger AVV, kommt nach einer Übergangsfrist ein deutlicher Hinweis.
Profilübersicht eines Nutzers mit Rollen, Schule, Klassenvorstand und zugeordneten Klassen

Rollen und Zuständigkeiten eines Nutzers

  Server

Die Daten bleiben in der EU

Die Daten der Anwendung werden auf Servern in der Europäischen Union verarbeitet, bei IONOS in der EU-Region.

  • Dateien im EU-Objektspeicher. Hochgeladene Dateien wie Abgaben von Schülern oder Unterrichtsmaterial liegen im EU-Objektspeicher desselben Anbieters.
  • Keine Übermittlung in Drittländer. Wo die Daten verarbeitet werden, entscheidet darüber, welches Datenschutzrecht gilt und ob zusätzliche Garantien nötig sind. Weil Anwendung und Dateispeicher in der EU liegen, braucht es solche Garantien nicht.
  • Was ihr Eltern und Schulaufsicht sagen könnt. Die Schule weiß, wo die Daten ihrer Schüler verarbeitet werden. Danach wird ja immer öfter gefragt.
Aufgabe anlegen mit Material für Schüler und Lehrkraft-Material, das nur die Lehrkraft sieht
Abgabe eines Schülers neben dem Lehrkraft-Material, rechts die Bewertung
Hochgeladene Abgabe mit Bewertung
Schülerportal mit offenen Aufgaben und Leistungsdetails
Offene Aufgaben im Schülerportal
  Zugänge

Jede Gruppe hat einen eigenen Zugang, Zugriffe von Administratoren werden protokolliert

Lehrkräfte, Eltern und Schüler melden sich jeweils über einen eigenen Zugang an.

  • Getrennte Bereiche. Was für Lehrkräfte gedacht ist, bleibt bei den Lehrkräften. Schüler und Eltern sehen nur ihren eigenen Bereich.
  • Stellvertretende Zugriffe werden protokolliert. Öffnet ein Administrator stellvertretend ein fremdes Konto, wird das mit Zeitstempel und den beteiligten Personen festgehalten.
  • Belege für den Termin bei der Behörde. Vor einem Gespräch mit der Schulaufsicht schließt eine Direktorin den AVV in der Anwendung ab. Im Termin zeigt sie, dass der Vertrag gilt, dass die Daten in der EU liegen und dass Zugriffe von Administratoren protokolliert werden. Einen Aktenordner braucht sie dafür nicht. Fragt später wieder jemand nach, ruft sie die Belege noch einmal ab.
Schülerportal mit Fächern, Aufgaben, Kalender und veröffentlichten Noten
Dashboard einer Lehrkraft mit Klassen, Fächern, Timeline und Aufgaben
Der Zugang der Lehrkraft
Arbeitsbereich eines Faches mit Notenverteilung der Klasse
Der Arbeitsbereich eines Faches
  Löschen

Vor dem Löschen siehst du, was betroffen ist

Bevor etwas entfernt wird, siehst du, welche Daten daran hängen. Gelöscht wird dann geordnet über die Anwendung.

  • Du siehst, was daran hängt. Willst du eine Klasse löschen, siehst du vorher, welche Schüler, Prüfungen und Bewertungen betroffen sind, und entscheidest erst dann.
  • Daten gehen nicht versehentlich verloren. Jedes Löschen lässt sich nachvollziehen, und die Schule weiß, was mit welchen Daten passiert.
  • Die Schule entscheidet über ihre Daten. Von Notenheld kommt die Technik, entscheiden muss die Schule. Die DSGVO will ja, dass Daten bewusst, nachvollziehbar und nur so weit wie nötig verarbeitet werden.
  • Organisatorische Pflichten bleiben. Um das Verarbeitungsverzeichnis und um Anfragen von Betroffenen kümmert sich weiterhin die Schule. Notenheld liefert als Auftragsverarbeiter die technischen Werkzeuge.
Klassenverwaltung mit Import, Hinweisen zum Bereinigen und Schulleiter-Zugriff

Die Klassenverwaltung

Häufige Fragen

In der Anwendung selbst. Festgehalten werden Zeitpunkt, Person, Funktion, IP-Adresse und der Stand des Vertragstexts. Kommt eine neue Fassung des Vertrags, schließt die Schule ihn neu ab.

Auf Servern in der EU, bei IONOS in der EU-Region. Das gilt auch für die hochgeladenen Dateien im EU-Objektspeicher.

Das wird protokolliert. Öffnet ein Administrator stellvertretend ein Konto, stehen Zeitstempel und beteiligte Personen im Protokoll.

Nein. Notenheld ist zwar auf Datenschutz ausgelegt, die organisatorischen Pflichten bleiben aber bei der Schule, etwa das Verarbeitungsverzeichnis oder die Antwort auf Anfragen von Betroffenen. Im Sinne der DSGVO ist die Schule die Verantwortliche und Notenheld der Auftragsverarbeiter.

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