Für Deutschland

DSGVO-konforme Notenverwaltung an deutschen Schulen

Schülerdaten brauchen besonderen Schutz. Notenheld läuft auf Servern in der EU, die Schule schließt einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung ab, und jeder sieht nur, was zu seiner Rolle gehört.

  Datenschutz

Noten sind Daten von Minderjährigen

Leistungsdaten, mündliche Bewertungen und Vermerke betreffen Schülerinnen und Schüler, die meist minderjährig sind. Beim Datenschutz muss man hier besonders genau sein. Grundlage ist der Auftragsverarbeitungsvertrag, den die Schule in Notenheld abschließt.

  • Datenschutz muss belegbar sein. Die Software an deiner Schule muss den Datenschutz nachweislich einhalten. Dazu gehören zum Beispiel ein Vertrag über die Verarbeitung und ein begrenzter Zugriff.
  • Server in der EU. Die Daten werden auf Servern in der EU verarbeitet und gespeichert und nicht in unsichere Drittländer übermittelt.
  • Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Ein AV-Vertrag legt verbindlich fest, wie die Daten im Auftrag der Schule verarbeitet werden. Abschließen kann ihn die Schule in Notenheld.
  • Und die Excel-Datei? Liegt sie auf dem privaten Laptop, erfüllt sie diese Anforderungen meistens nicht.
Der Startbereich einer Lehrkraft mit Profil, zugewiesener Klasse und Fächern

Jede Lehrkraft sieht ihre eigene Klasse

  Zugriff

Jeder sieht nur, was er für seine Arbeit braucht

Was jemand sieht, hängt von seiner Rolle an der Schule ab.

  • Lehrkräfte. Du siehst die Klassen und Fächer, für die du eingeteilt bist.
  • Schulleitung. Zugriff hat sie auf das, wofür sie verantwortlich ist.
  • Kein privater Datenträger. Die Daten liegen auf dem Server. Auf einem privaten Laptop oder USB-Stick landen sie gar nicht erst.
Die Klassenverwaltung mit Hinweis auf verschlüsselte Übertragung und Schulleiter-Zugriff
Arbeitsbereich einer Lehrkraft für ein Fach und eine Klasse
Der Arbeitsbereich für ein Fach
Schülerliste einer Klasse mit zugeordneten Fächern
Die Schüler und ihre Fächer
  Datensparsamkeit

Gespeichert wird nur, was für die Beurteilung nötig ist

Mehr Daten werden nicht erhoben. Auch das Portal für Eltern und Schüler ist nicht von Anfang an offen.

  • Das Portal schaltet die Schule frei. Ob Schüler und Eltern einen Zugang bekommen, entscheidet die Schule.
  • Wenn der Datenschutzbeauftragte fragt. Er will wissen, wo die Noten liegen und wer darauf zugreifen kann. Du kannst ihm sagen, dass die Daten in der EU verarbeitet werden, ein AV-Vertrag vorliegt, der Zugriff sich nach der Rolle richtet und kein privater Datenträger beteiligt ist.
  • Keine Rechtsberatung. Diese Seite ist eine allgemeine Information. Ob alles für deine Schule passt, beurteilt die Schulleitung zusammen mit dem Datenschutzbeauftragten.
Das Schülerportal mit Fächern, Noten und Kalender eines Schülers

Das Schülerportal, wenn die Schule es freigibt

Häufige Fragen

Auf Servern in der EU. In unsichere Drittländer werden keine Daten übermittelt.

Ja, die Schule schließt ihn in Notenheld ab. Ohne diesen Vertrag wäre die Nutzung nach Datenschutzrecht nicht erlaubt.

Nur die Klassen, für die sie eingeteilt sind. Die Schulleitung sieht ihren Verantwortungsbereich.

Meistens ja. Eine Datei auf dem eigenen Rechner ohne Zugriffsschutz und ohne Vertrag ist beim Datenschutz heikel.

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